No processo de realização das atividades, os chefes das organizações realizam as liquidações por meio do caixa. Ao mesmo tempo, eles devem observar a disciplina de caixa, que é regulamentada pelo Banco Central da Federação Russa. O conceito de "transações em dinheiro" inclui o recebimento de fundos, armazenamento e gastos. Todos esses movimentos devem ser formalizados de acordo com a lei russa.
Regras para trabalhar com o caixa da organização
Como regra, o caixa deve trabalhar com o caixa. É com ele que o chefe da organização celebra um acordo de responsabilidade integral. Se não houver tal funcionário na equipe, um contador e o chefe da organização podem ser nomeados para seu cargo.
Todos os anos, uma pessoa jurídica deve acordar com o banco o limite do saldo de caixa no final do dia útil. Ou seja, o caixa deve ser mantido no caixa apenas no valor indicado no cálculo. Você pode pegar este formulário com sua instituição financeira, preencher e enviar antes do novo ano civil. Se você não fizer isso, não terá o direito de manter os fundos no caixa da organização.
Recebimento de fundos para o caixa
O dinheiro pode chegar ao caixa de várias fontes, por exemplo, da conta de liquidação da organização, de contrapartes, de fundadores, de pessoas responsáveis, etc. Em qualquer caso, você deve documentar o recebimento de dinheiro em documentos, para isso use o pedido de recebimento de dinheiro (formulário nº KO-1). Você precisa redigir um documento em uma única cópia. Você deve dar a parte destacável, assinada pelo caixa e pelo contador-chefe, à pessoa que depositou o dinheiro.
O pedido de recebimento de dinheiro é arquivado no relatório do caixa e registrado no livro de caixa (formulário nº KO-3).
Na contabilidade, você deve fazer as seguintes entradas:
- D50 K51 - recebimento de recursos no caixa através da conta corrente da organização;
- D50 K62 - os fundos foram recebidos das contrapartes para o caixa;
- D50 K71 - os fundos foram recebidos do responsável para o caixa;
- D50 K75 - os fundos foram recebidos no caixa do fundador
- D50 K90.1 - os fundos foram recebidos no caixa como resultado da venda.
Emissão de fundos do caixa
Todos os movimentos de dinheiro também devem ser documentados e refletidos nos registros contábeis. Para fazer isso, use um pedido de dinheiro de despesas (formulário nº KO-2). Os fundos podem ser usados para pagar salários, emitir valores de inscrição, depositar fundos em uma conta corrente, etc. O documento de despesas preenchido deve ser registrado no livro de caixa e arquivado no relatório do caixa.
Na contabilidade de caixa, faça as seguintes entradas:
- D70 K50 - os salários eram pagos aos funcionários da organização;
- D71 K50 - fundos para submissão foram emitidos;
- D60 K50 - fundos foram emitidos para o fornecedor para as mercadorias.
Se a organização tiver várias caixas registradoras, por exemplo, no caso de várias divisões, a empresa deve ter um caixa chefe. É ele quem preenche o livro de contabilidade do dinheiro recebido e emitido pelo caixa (formulário nº KO-5). Todas as transações realizadas com a participação do caixa devem ser refletidas no livro caixa (formulário nº KO-4). No final do período coberto pelo relatório, o livro é costurado, numerado e lacrado com os selos da organização e a assinatura do chefe e contador.
Pessoa responsável
A pessoa responsável é a pessoa para quem os fundos foram emitidos no caixa. Essa pessoa só pode ser funcionário da empresa. Ele deve prestar contas da quantia recebida.
Existem os seguintes requisitos para a emissão de fundos contábeis:
- o responsável deverá informar o valor recebido no prazo de três dias após o término do prazo especificado no comprovante de despesas ou na ordem do gestor na emissão dos fundos;
- deve apresentar documentos comprovativos da despesa em dinheiro (cheques, recibos, faturas, etc.). Se os fundos não forem totalmente gastos, o responsável deve devolvê-los;
- é proibido transferir fundos responsáveis para um funcionário de outro.
Na devolução de documentos comprovativos, o responsável deve saber que recibos, cheques, faturas devem ser preenchidos corretamente, os custos devem ser economicamente justificados.
