As condições de armazenamento dos contratos celebrados pela empresa não são regulados pelos padrões e normas da indústria, portanto, muitas vezes surge a questão de como evitar a sua perda e organizar o armazenamento e contabilidade corretos. A solução mais razoável para essa questão seria a emissão de ato societário de determinada empresa, que estipulará o procedimento para a elaboração, conclusão e armazenamento desses documentos.
Instruções
Passo 1
Se a sua empresa trabalha muito com organizações terceirizadas e o número de contratos celebrados é significativo, então faz sentido confiar seu armazenamento ao escritório ou departamento de escritório. Isto é bastante cómodo, visto que é no escritório que são registados todos os documentos assinados pela chefia e enviados pelos contratantes. Após o registro do contrato celebrado, os funcionários do escritório devem fazer o número necessário de cópias e distribuí-las aos executores responsáveis, e manter os originais dos documentos em local especialmente designado.
Passo 2
Se sua empresa é pequena e você não tem um departamento administrativo, bem como um escriturário responsável, então contratos importantes, mas raramente usados, por exemplo, para aluguel ou compra de imóveis, faz sentido manter no departamento jurídico junto com os documentos constitutivos e legais da empresa. O departamento de contabilidade, que faz os cálculos sobre eles, deve fornecer cópias desses contratos. No mesmo local, no departamento de contabilidade, armazena e contratos de fornecimento, prestação de serviços e execução de obras como um dos tipos de documentação contábil primária, exigindo controle de liquidações, prazos de pagamento ou pagamentos periódicos constantes (contas de serviços públicos, comunicações).
etapa 3
Em qualquer caso, todos os contratos devem ter seu próprio registro interno, e a cada um deles deve ser atribuído um número pelo qual será inserido no registro eletrônico de contratos. Este registro pode ser feito em planilhas do Excel. Além do diário eletrônico, é necessário manter um registro em papel da emissão desses contratos, que refletirá quando e a quem dos executores responsáveis o original do contrato foi entregue. Este diário deve conter campos para assinatura do executor responsável, comprovando o fato de recebimento e entrega do contrato para guarda.
Passo 4
Descreva o procedimento para trabalhar com contratos nos Regulamentos sobre o procedimento para preparar, celebrar e armazenar contratos e aprová-lo pelo diretor da empresa.
