A documentação da empresa deve ser mantida em ordem. Para facilitar a localização do contrato necessário ao fornecimento de mercadorias entre outros papéis comerciais, vale a pena criar uma estante ou pasta separada para eles. Mas não só. Os próprios contratos também precisam ser simplificados.
Instruções
Passo 1
Reúna todos os contratos que deseja arrumar e avalie-os. Preste atenção na frequência com que são concluídos e com quais parceiros. Isso o ajudará a escolher como classificar os documentos.
Passo 2
Se houver muitos parceiros, o método de ordenar os contratos pela data de sua conclusão é mais adequado. No caso de, por um longo período, os contratos serem celebrados com as mesmas empresas, eles podem ser agrupados em uma categoria separada (pasta) por contrapartes. E, em alguns casos, basta organizar os contratos em ordem alfabética pelos nomes das firmas parceiras.
etapa 3
Seja qual for o método escolhido, lembre-se de que o uso de pastas volumosas é muito inconveniente. Revise os contratos e remova aqueles que expiraram da pilha geral. Crie uma pasta separada para eles. Na maioria das vezes, esses contratos só são fechados de vez em quando; eles não são exigidos no trabalho diário.
Passo 4
Ao organizar contratos em ordem cronológica, siga os princípios gerais de manutenção e armazenamento de registros. Nas pastas que são frequentemente utilizadas, os contratos recentemente concluídos estão localizados na parte superior. Abaixo estão os documentos com uma data de criação anterior. Ao depositar no arquivo, pelo contrário, o primeiro deve ficar em cima, e o último contrato celebrado em baixo.
Etapa 5
Use marcadores, tags, favoritos e outros papéis de carta para separar visualmente uma categoria da outra. Certifique-se de que esses delimitadores estejam claramente visíveis na pasta. Isso facilitará muito a busca dos documentos necessários.
Etapa 6
Depois de todos os contratos de fornecimento de bens estarem dispostos numa pasta de forma adequada, certifique-se de que elabora um registo de documentos. Coloque na capa ou em uma pasta em cima de todos os contratos. Deixe linhas em branco no registro. Ao investir em um novo contrato, insira as informações sobre ele no cadastro.
