É bem sabido que a informação visual é mais fácil de perceber e lembrada melhor do que a informação textual ou sonora. É assim que o cérebro humano funciona - uma imagem atraente e compreensível pode ofuscar qualquer frase vívida, mesmo do orador mais carismático. É por isso que a apresentação permite que você torne o discurso inesquecível e o público - mais receptivo às informações. Para alcançar a máxima eficiência, você só precisa seguir regras simples para criar uma apresentação eficaz.
Regra 1. A criação de uma apresentação começa com o trabalho da estrutura
Uma etapa importante na criação de qualquer apresentação é a elaboração da estrutura. Deve ser lógico e corresponder exatamente ao curso da apresentação.
Ao elaborar a estrutura de sua apresentação, lembre-se de que o público-alvo deve ser o fulcro dos slides e de sua sequência. A escolha das imagens visuais depende do grau de preparação, nível de escolaridade, interesse e preconceito do público.
Não existe uma estrutura de apresentação genérica, embora as seguintes regras básicas devam ser seguidas:
- slide de título: reflete o tema do discurso, informações sobre o palestrante, sua posição e, se necessário, o nome do evento;
- conteúdo do slide: usado em grandes apresentações divididas em capítulos, úteis para navegar pelo público e pelo apresentador;
- slides semânticos: são o núcleo da apresentação, a cronologia ideal para slides semânticos - do geral ao específico;
- slide de fechamento: contém os detalhes de contato do palestrante.
Ao criar uma estrutura de apresentação, o fardo principal recai sobre o desenvolvimento de slides semânticos. Nesta fase, é importante compreender qual imagem é melhor para ilustrar este ou aquele pensamento. Se houver números importantes no discurso, é uma desculpa para trazê-los ao slide, o que permitirá que o público se concentre nas informações. No caso de serem fornecidas estatísticas e os valores comparados, as informações terão a aparência ideal de um gráfico de barras ou setores. Se for necessário refletir o processo no tempo, que as informações sejam apresentadas em forma de cronograma com cifras ou fatos.
As informações apresentadas na forma de tais imagens são intuitivas, o que permite que os ouvintes as percebam mais rapidamente.
Regra 2. Apresentação eficaz - breve apresentação
Depois de decompor o tópico do discurso em imagens visuais, você deve prosseguir para o estágio mais doloroso - a remoção de slides desnecessários.
Neste trabalho, deve-se lembrar que a atenção redobrada do público recai sobre os primeiros 15 minutos da palestra. Todos os slides que se enquadram neste período de tempo devem ser tão significativos quanto possível. Em média, uma apresentação de 40 minutos contém de 15 a 20 slides. Mais slides podem apenas cansar o público e afetar negativamente a sensação geral da apresentação.
Ao trabalhar na classificação, você deve estar preparado para doar slides como:
- Slides bonitos, mas não informativos - esta categoria deve incluir gráficos e diagramas volumosos com pequenos detalhes;
- Citações extensas - via de regra, a apresentação não pode conter mais do que uma citação clara e precisa;
- Lindas fotografias em várias camadas que não são suportadas pela fala do palestrante: com esses slides, o palestrante simplesmente abusa da atenção e do tempo dos ouvintes, por isso devem ser descartados.
Regra 3. As imagens são mais importantes do que o texto
Uma apresentação é um produto que deve consistir em imagens visuais não inferior a 75%. E aqui o arsenal não está de forma alguma limitado a soluções de modelo de Power Point como SmartArt e fluxogramas primitivos. Mas também é necessário escolher os elementos visuais com sabedoria.
- Os gráficos são melhores do que as tabelas. As tabelas têm um estilo clerical distinto. Eles geralmente começam com uma coluna chamada "Não", seguida por colunas em fatias grossas preenchidas com texto pequeno. Mas muitas vezes você pode se afastar dessa apresentação documental com a ajuda de diagramas, que são melhor percebidos pelo público.
- Fotos são melhores do que desenhos. A apresentação de resorts no Egito não pode prescindir de fotografias de alta qualidade da Esfinge, e a história do novo cardápio de um restaurante da moda não pode ser imaginada sem imagens suculentas dos próprios pratos. Seguindo esta regra, sempre que possível, é melhor usar fotos do que clipes.
- Ícones são melhores do que texto. Sempre que possível, é melhor usar ícones e outras imagens. É importante que sejam entendidos com precisão e não causem ambigüidade. Seguindo essa regra, logotipos, brasões de cidades e bandeiras de estados são melhores do que texto.
Regra 4. Um slide - um pensamento
Freqüentemente, durante as apresentações, os ouvintes tiram fotos dos slides exibidos na tela. Muitos oradores ficam lisonjeados com isso. Mas em vão! Muitas vezes, o ouvinte tira uma foto do slide, não porque gostou da ideia e nem para postar nas redes sociais. Acontece que o conteúdo semântico do slide é tão rico que é impossível compreendê-lo durante uma curta demonstração. A foto não é tirada para memória, mas para lição de casa.
Para evitar isso, basta seguir a regra - só pode haver um pensamento em um slide. Você não deve explorar as apresentações para torná-las o mais fáceis possível para o apresentador. Apenas as figuras, fatos e textos mais importantes devem ser exibidos nos slides. Todo o resto deve ser falado em palavras ou totalmente omitido.
Você também deve ter cuidado com os slides que são inteiramente de texto. Mesmo que correspondam à regra e contenham apenas um pensamento - não deve haver mais de 15 palavras por slide. Além disso, os especialistas recomendam usar a maior fonte possível para que até mesmo as linhas de trás possam ver o conteúdo.
Regra 5. As cores são primárias
Existe um equívoco de que uma apresentação deve ser necessariamente brilhante. Ao escolher as cores brilhantes da paleta, muitas vezes é difícil combiná-las com habilidade. Com base nessa pontuação, os especialistas recomendam que um slide não contenha mais do que 3 cores. O ideal é seguir essa regra ao longo de sua apresentação.
É importante lembrar que a apresentação deve ser esteticamente agradável, por isso é melhor usar uma cartela de combinação de cores que possa ser facilmente encontrada na Internet.
A coisa mais difícil de seguir é a regra das três cores ao fazer gráficos com várias categorias. Por um lado, precisam de ser coloridos de forma a se diferenciarem, por outro lado, existe também um fundo, um logótipo e outros elementos coloridos. Você pode resolver o problema com cortinas. Os maiores valores podem ser tingidos em cores intensas, os menores em cores mais claras e assim por diante.
Regra 6. Opinião de fora
Uma opinião externa competente ajudará a compreender a eficácia da apresentação. Antes da apresentação, basta mostrar os slides para a pessoa que mais se assemelha à imagem média de um espectador típico. Ou seja, ele deve ter aproximadamente o mesmo nível de consciência no tópico da apresentação que o futuro público do discurso.
É melhor confiar na opinião de tal pessoa com a emenda de que a apresentação é fornecida a ela sem som.
Essa pessoa precisará fazer as seguintes perguntas. Os slides serão autoexplicativos? Quais slides são mais compreensíveis e quais suscitam dúvidas?
As informações coletadas permitirão que você faça ajustes finais nos slides antes da demonstração. É especialmente importante obter feedback preliminar no caso de gráficos atípicos serem usados - por exemplo, gráficos de matriz.
