A maioria das organizações é obrigada a recorrer aos serviços de coletores. Um conhecimento claro do procedimento de cobrança não só pode economizar tempo, mas também evitar fraudes e a perda de grandes somas de dinheiro.
As regras de coleta de dinheiro são detalhadas no Capítulo 9, Seção 3 dos Regulamentos do Banco da Rússia de 24 de abril de 2008 N 318-P "Sobre o procedimento para realizar transações em dinheiro e as regras para armazenar, transportar e coletar notas e moedas do Banco da Rússia em instituições de crédito na Federação Russa. "(Com alterações e acréscimos)".
Ações preliminares da organização
Para cada empresa, são emitidos mensalmente cartões especiais "seguros" (formulário do documento conforme OKUD - 0402303), além disso, tendo em conta o montante dos fundos recolhidos, a empresa recebe um determinado número de malas com números individuais da instituição de crédito.
Ações de colecionadores
A gestão de cobrança de dinheiro elabora a programação e o horário de chegada dos cobradores às empresas atendidas e coordena esse tempo com a gestão das empresas. Durante o procedimento de cobrança na empresa, o cobrador preenche o cartão 0402304, que é posteriormente transferido para a instituição de crédito.
Antes de partir, os cobradores recebem selo, chaves e cartões 0402303, procurações para transporte e levantamento de dinheiro, malas. Ao entregar uma bolsa com dinheiro a um funcionário da empresa para um colecionador, o segundo deverá apresentar ao primeiro os respectivos documentos, cartão 0402303 e bolsa vazia.
Ações de um caixa
Ao entregar uma bolsa com dinheiro, o caixa deve apresentar ao coletor a nota fiscal 0402300 da bolsa, o recibo 0402300 da bolsa e uma amostra do lacre. Ele está sempre presente quando o coletor verifica a integridade do lacre e da sacola, a exatidão da fatura e do recibo da sacola, a conformidade do selo com a amostra, em seguida, preenche o cartão 0402303, o coletor verifica com ele a correspondência dos valores e números em todos os documentos preenchidos (0402300 e 0402303) e o número da mala aceita com em dinheiro, após o que ele aceita do coletor um recibo assinado e carimbado 0402300 para a mala.
Se ocorrer um erro no preenchimento do cartão de registro 0402303, este é riscado e o caixa certifica o novo (correto) registro com sua assinatura.
Se a integridade do lacre ou da sacola for violada, a folha 0402300 que acompanha a sacola está mal elaborada, o coletor não tem direito a aceitar dinheiro. Na sua presença, são eliminados defeitos de embalagem e documentação, desde que não viole o horário de trabalho dos catadores. Em alguns casos, é feita a reentrada dos coletores, e isso se reflete em uma coluna especial da ficha de registro 0402303.
Em caso de recusa de entrega da mala com dinheiro ao cobrador, o caixa faz a marcação “recusa” no cartão de devolução 0402303, justificando a recusa em coluna especial e atestando com a sua assinatura.
Transporte e posterior transferência de fundos
As malas com dinheiro, as cartas de porte 0402300 e os cartões de devolução 0402303 a eles são colocados no veículo de coleta durante todo o percurso. Ao final do trajeto, as sacolas com os recursos são entregues a uma instituição de crédito, a VSP. Após a entrega das malas, os cobradores entregam as procurações para o transporte e recolhimento de dinheiro, o selo, as chaves e os cartões 0402301, bem como o segundo exemplar da revista 0402301 ao cobrador de plantão (chefe da arrecadação)
Para os particulares, a coleta é realizada da mesma forma.
