Muitas empresas, independentemente da forma de propriedade, elaboram anualmente relatórios públicos sobre os resultados das atividades anuais. Esses documentos servem como fonte de informação para o público em geral e, ao mesmo tempo, são evidências visíveis da eficácia ou ineficiência da organização.
A decisão da assembleia de acionistas sobre o futuro da empresa, avaliação pública das atividades da organização, etc., pode depender da forma como o relatório anual é elaborado, ou seja, um especialista ou unidade estrutural que desenvolve o relatório anual deve-se estar ciente de que não só a reputação depende da qualidade do documento final, mas também do desenvolvimento futuro da empresa.
Muitas vezes, a tarefa de preparar o relatório anual recai sobre o departamento analítico ou outra unidade estrutural que desempenha as funções de coletar informações sobre as atividades de toda a empresa para o período anual.
Dependendo do tipo de atividade da organização e da natureza do público a que se destinam os documentos, o relatório pode ser sustentado no estilo de documentos internos ou de informação pública para um amplo leque de leitores. O estilo de documentação interna é seguido para os relatórios apresentados aos fundadores e acionistas da empresa. Nesse caso, o relatório dá mais atenção ao desempenho financeiro, à eficiência econômica e ao desempenho na consecução dos principais objetivos traçados no plano.
No caso de um relatório público, que em regra é publicado no sítio oficial para visualização pública, é necessária uma descrição mais detalhada das atividades da organização, das suas atribuições e missão. Algumas das informações fornecidas requerem uma explicação detalhada, para a qual uma seção separada está sendo preparada. Como regra, os serviços analíticos estão empenhados no desenvolvimento de um relatório público em estreita cooperação com especialistas em relações públicas, que têm a oportunidade de corrigir informações dependendo de sua importância.
Independentemente da natureza do público-alvo do relatório, qualquer documento final é claramente agrupado em seções. Na primeira seção, via de regra, são apresentadas as tarefas que foram colocadas antes da organização e os resultados para sua realização. A seguir estão os resultados financeiros do ano e os resultados da produção.
A seção final, via de regra, são as atividades sociais da empresa. Em regra, essas informações constam de um relatório público, que apresenta os resultados da política de orientação social da empresa. Como materiais para inclusão no relatório, são tomadas informações sobre a premiação de representantes da organização por alto mérito na área de apoio social, os resultados de atividades beneficentes, etc.
É importante lembrar que, ao selecionar as informações a serem refletidas no relatório, é necessário preservar a objetividade das informações prestadas. Essa regra deve ser observada mesmo que os resultados das atividades da empresa em determinados indicadores estejam longe do ideal ou indiquem desempenho insuficiente. Falando nisso, o relatório deve refletir os possíveis motivos que levaram a tais resultados, bem como fixar a atenção do público para a firme intenção de eliminar o problema no período futuro.
