O documento de transferência universal (UPD) foi desenvolvido pelo serviço fiscal com o objetivo de excluir de circulação documentos que se duplicam e alongam, dificultando o processo de parceria, a declaração de impostos.
O Documento de Transferência Universal (UPD) foi desenvolvido em 2011, mas passou a ser utilizado ativamente apenas em 2013, com a entrada em vigor da Lei Federal nº 412, que regulamenta as relações entre parceiros de negócios, pessoas jurídicas e o serviço tributário. Inicialmente, o documento tinha o estatuto de documento único de embarque, ou seja, poderia substituir uma fatura, mas no final de 2013, o SFT propôs um projeto sobre a possibilidade de utilizar o FRT como documento de reporte para apresentação ao imposto serviço. É permitido gerar e enviar o FRT em formato escrito e eletrônico.
O que é UPD
O formulário UPD está desenhado de forma a permitir a introdução simultânea dos dados de dois documentos, sem perder posições e informações. A UPD é dotada das funções de documento contábil primário e inclui os detalhes da fatura. Baseia-se na forma de fatura, complementada por itens do DPU (documento contábil primário). A forma do formulário é aprovada pelo decreto especial nº 1137 do governo da Federação Russa. Segundo ele, a UPD contém:
- dados (elementos) que são inseridos na fatura para as mercadorias,
- seções e colunas da nota de remessa do tipo de transporte de mercadoria,
- itens e itens da fatura para saída de mercadorias,
- um ato pleno de aceitação ou transferência de fundos.
O FRT é ajustado regularmente, são feitas alterações nele, correspondendo a mudanças nas práticas e regras de fazer negócios, relatórios. Os funcionários que formam o FRT são obrigados a monitorar suas mudanças e segui-las rigorosamente. Os últimos ajustes datam de julho e outubro de 2017 e incluem a introdução de identificadores do contrato (contrato, acordo), a adição de uma coluna para refletir o código do produto, declaração alfandegária. As alterações efetuadas são registadas na forma de adenda ao decreto ou de decreto independente. Os últimos são os decretos nº 625 e 981 do governo russo.
Objetivo e funções principais do documento
A UPD pode ser utilizada para os fins a que se destina - transferência de bens (valores) ou prestação de contas - por grandes empresas de qualquer natureza e privados, empresários individuais, independentemente do regime de tributação. Mesmo aqueles que, por qualquer motivo, estão isentos de IVA, podem usar a UPD como documento principal nos seguintes casos:
- ao registrar suprimentos e contratos de obras,
- consertar os serviços prestados e recebidos,
- fazer transações para a transferência de propriedade de qualquer tipo de propriedade,
- ao contabilizar operações e serviços intermediários.
A legislação prevê e permite o uso de FRT em 2 casos (opções) - como uma fatura e um documento que registra a transferência de algo, apenas como um documento que reflete a movimentação de valores.
Se o segundo status de uso do FRT for praticado, não é necessário indicar os dados da fatura nele, uma vez que é apenas uma confirmação da transferência de ativos. A fatura, se necessário, pode ser lavrada em formulário separado, em anexo à FRT.
Os formulários selecionados e o tipo de registro do FRT (papel ou eletrônico) devem ser documentados na política contábil e tributária da empresa.
Quando e para quem o FRT pode ser usado?
Uma lista completa de casos em que o Documento de Transferência Universal pode ser usado foi publicada em uma carta oficial do serviço fiscal russo, datada de outubro de 2013. Por exemplo, a lista de uso econômico incluiu:
- remessa não transportável de mercadorias ou objetos de valor diretamente para o comprador ou seu representante autorizado,
- embarque de mercadorias com seu transporte subsequente e transferência para o comprador,
- consertar o trabalho executado e entregar o objeto ao cliente,
- transferência de propriedade de bens móveis e imóveis,
- transferência de valores (mercadorias) ao abrigo de uma comissão ou contrato de agência.
Por carta do serviço fiscal de janeiro de 2014, foram aprovadas capacidades e funções adicionais do FRT - sem restrições ao escopo do documento, a possibilidade de fixar com sua ajuda transações não só com a Rússia, mas também com contrapartes estrangeiras que o façam não tem uma referência territorial (registro) no território da Federação Russa. Ou seja, os contribuintes e agentes comerciais, os contadores têm o direito de inserir documentos adicionais no documento, necessário para registrar todas as nuances da transação, detalhes e dados, aplicar um formulário para refletir as transações com parceiros estrangeiros.
Regras de preenchimento do documento
Antes de começar a preencher o FRT, você deve atribuir a ele o status - 1 ou 2. Este requisito é para fins informativos e. na verdade, ele define as regras pelas quais o documento é formado. UPD com status 1 é uma fatura e um ato (documento de transferência), que deve ser numerado. O UPD com atributo 2 é um documento de transferência (primário), no qual não é necessário preencher as colunas que são características apenas da fatura. Também são numerados de acordo com a ordem dos atos primários compilados.
Os especialistas das empresas podem colher amostras do preenchimento do FRT de ambos os status no site oficial do Serviço de Impostos Federais ou no escritório de representação local da instituição. Além disso, nos recursos temáticos da Internet do departamento contábil ou fiscal, encontram-se instruções detalhadas para o preenchimento do FRT, que incluem:
- regras de determinação de status,
- a posição da pessoa autorizada a redigir e endossar o documento,
- a ordem de exibição de bens ou serviços,
- dados sobre o produto que devem ser indicados, uma lista de documentos para ele e seu tipo,
- regras para definir uma entidade econômica no FRT,
- as especificidades da exibição de dados sobre os participantes da transação, acordos previamente firmados entre eles.
Os documentos compilados, independentemente de seu status, são registrados ou duplicados nos documentos comerciais e contábeis da empresa.
Correção de erros no UPD
Ao redigir qualquer documento, incluindo UPD, nem todos os dados podem ser inseridos ou erros podem ser cometidos. O Serviço de Impostos Federais dá recomendações não apenas sobre o princípio de geração de relatórios desse tipo, mas também sobre como corrigir erros ou eliminar deficiências.
O procedimento para fazer alterações depende do status do documento:
- um erro no custo dos itens (mercadorias) - um novo documento é criado, com o número original salvo, a data da alteração é inserida na linha correspondente (1a),
- um erro nos detalhes do remetente ou destinatário das mercadorias, números de pagamento ou dados alfandegários - preenchimento de um novo formulário, mantendo o número original, inserindo dados precisos,
- um erro no documento original sem afetar a fatura - risque com uma linha para que os dados originais sejam legíveis e indique o novo valor no topo (custo) marcado como "corrigido e assinado,
- se uma das operações especificadas (status UPD 2) estiver isenta de impostos - corrija a versão original e elabore uma fatura como um acréscimo.
Para fazer correções, não é necessário redigir um novo FRT e inseri-lo nos documentos contábeis da empresa.
Correção UPD
Em alguns casos, é necessário corrigir o FRT e não corrigir os dados inseridos incorretamente. Por exemplo, é emitida uma fatura de fornecimento ou recebimento de um determinado tipo de mercadoria (serviços), mas no recebimento verifica-se que a quantidade não corresponde à quantidade efetivamente recebida. O ajuste do volume (valor da carga como um todo) é permitido tanto para cima quanto para baixo. De acordo com a disposição sobre o cálculo do IVA (artigo 172 do Código Tributário, parágrafo 10), tais fatores afetam a posição financeira do vendedor (fornecedor) de serviços ou bens e a posição financeira de seu destinatário (comprador), e deve ser refletido nos documentos.
Em tal situação, os métodos de correção de erros no FRT não são permitidos por lei, mas sim a sua correção. Elabora-se um documento aditivo (nota fiscal de correção), que é um acréscimo ao FRTD, serve como confirmação do volume efetivamente recebido de bens ou serviços e é utilizado no cálculo da tributação, das deduções fiscais.
Se a UPD for elaborada em formato eletrônico, os parceiros devem ter um acordo sobre a forma de transmissão e formato. Ambas as contrapartes são obrigadas a criar um formato único para o FRT, para o transferir apenas da forma previamente acordada. Isso permitirá evitar divergências, eliminar erros e posterior edição do documento, lavrando atos primários adicionais e faturas, efetuando o pagamento em dia e integralmente.
