Qualquer documento baseado no recebimento de dinheiro exige o preenchimento do formulário correto. Se a organização forneceu ao funcionário fundos para alguma necessidade, então é necessário relatar para eles preenchendo um relatório prévio.
Quem deve preencher a declaração prévia
O diretor não pode dar dinheiro para a organização a nenhum funcionário assim. Inicialmente, uma lista de funcionários que são elegíveis para receber fundos antecipados com um relatório subsequente deve ser determinada. Para isso é necessário elaborar e expedir um despacho especial.
Se um subordinado precisa de fundos para realizar qualquer negócio, ele deve fornecer ao diretor uma declaração em formato livre. É imprescindível indicar a quantia necessária e a finalidade para a qual o dinheiro é solicitado. Se o diretor concordar com a declaração, ele pessoalmente assina a declaração e indica quanto permite que os fundos sejam retirados e por quanto tempo.
É importante ressaltar que o dinheiro só pode ser emitido para o funcionário que já informou integralmente todos os valores recebidos anteriormente.
Às vezes, um funcionário pode precisar de uma procuração, que deve ser emitida em nome da organização de acordo com o modelo estabelecido nº M-2 ou nº M-2a. Esses formulários foram aprovados em 1997 por um decreto do Serviço de Estatística do Estado Federal da Federação Russa.
Para o dinheiro gasto, que foi emitido no departamento de contabilidade da organização, o funcionário deve relatar. Existe um determinado prazo em que você precisa preencher e enviar um relatório de despesas. Decorrem 3 dias do final do período especificado pelo chefe da organização no formulário de candidatura.
Se os fundos forem fornecidos ao funcionário para as necessidades de viagem, ele deverá contabilizá-los nos próximos 3 dias úteis após o retorno de uma viagem de negócios.
Como a despesa é confirmada para um relatório de despesas
Se o funcionário tiver dinheiro sobrando, ele não poderá devolvê-lo ao caixa desse jeito. Primeiro, você precisa coletar todos os documentos que confirmam que o dinheiro foi gasto exatamente para as necessidades para as quais foi fornecido. Podem ser dinheiro e recibos de vendas, passagens para viagens, recibos, atos e outras formas de relatórios rigorosos.
Após o recebimento de cada um desses documentos, é imprescindível verificar se a data, o valor e os dados estão legíveis.
O funcionário precisará enviar todos os documentos ao departamento de contabilidade.
O que acontece se o relatório de despesas for preenchido incorretamente
Caso o empregado preencha incorretamente ou não forneça relatório antecipado no prazo de 3 dias, a autoridade supervisora considerará os recursos recebidos como receita, sobre os quais será necessário calcular o prêmio do seguro e o imposto de renda pessoal. Se posteriormente o empregado ainda fornecer todos os documentos necessários e um relatório, o contador precisará fazer um recálculo.
Um funcionário autorizado da organização pode reter o valor, cujo relatório não foi apresentado, do salário do funcionário.
Regras básicas para a elaboração de um relatório prévio
As seguintes regras estão no cerne do fornecimento de um relatório de despesas:
- O relatório de adiantamento deve ser acompanhado de documentos que comprovem os valores gastos.
- Os documentos devem ser apresentados no prazo máximo de 3 dias úteis após o término da viagem de negócios, o período especificado pelo gerente, ou a partir do momento de ida ao trabalho após doença ou férias.
- O relatório é elaborado em formulário especial n.º AO-1. Também é permitida a utilização da forma de relatório prévio, que é aprovado pelo chefe da organização.
- Apenas o gerente deve ser responsável pela aprovação do relatório de despesas.
- O relatório de adiantamento é preenchido pelo funcionário que gastou o dinheiro. Além disso, algumas informações devem ser inseridas por um contador.
Os seguintes dados devem ser indicados no relatório prévio:
- Informações sobre a empresa que emitiu o dinheiro para o funcionário.
- Dados sobre o funcionário que recebeu recursos da organização.
- A finalidade para a qual você precisa fornecer dinheiro a um funcionário da empresa.
- Resultar.
- Dados sobre todas as despesas com confirmação.
- Saldo de fundos, se houver.
Ao final, são feitas assinaturas pelo funcionário e funcionários do departamento de contabilidade, que emitiram o dinheiro e receberam o restante.
Não há necessidade de colocar selos no extrato antecipado. Isso ocorre porque o documento é interno. E não vai além da organização. Além disso, desde 2016, todas as pessoas jurídicas, e não apenas os empreendedores individuais, têm todo o direito de não endossar seus documentos com seus carimbos e selos.
O relatório é preenchido em uma única via. Ele faz parte da documentação primária e você não deve cometer erros no seu design. Se por algum motivo não foi possível evitar manchas ou preenchimento incorreto, então é melhor pegar um novo formulário e preenchê-lo de uma nova forma.
Como preencher um relatório de despesas
Parece que um documento tão importante para circulação interna deveria ser muito difícil de preencher. Mas isso é fundamentalmente errado. Depois de preenchê-lo pela primeira vez, não haverá dificuldades posteriormente se você precisar preenchê-lo novamente.
Os dados devem ser inseridos pelo funcionário na seguinte ordem:
- Usando os dados de registro da organização, o código OKPO e o nome completo da empresa são inseridos.
- Nas colunas ao lado da inscrição “Relatório antecipado” é necessário anotar o número do documento e a data de sua elaboração.
- À direita, é imperativo deixar um pouco de espaço livre e vazio. Será necessário para os registros do chefe da organização: o valor por extenso, a data de aprovação do relatório e a assinatura.
- Abaixo, toda a linha contém informações sobre o funcionário que recebeu o adiantamento. É necessário indicar em qual unidade estrutural ele trabalha, seu sobrenome, nome, patronímico e cargo. O número pessoal do funcionário também é indicado e porque o adiantamento foi necessário.
Isso conclui a primeira parte do relatório de despesas. Além disso, o formulário contém duas tabelas. Um deles também é preenchido pelo funcionário que recebeu o dinheiro. Você deve inserir o valor total do pagamento adiantado e a moeda em que foi emitido. O valor do saldo ou gasto excessivo deve ser indicado abaixo.
A segunda tabela é preenchida no departamento de contabilidade por um especialista autorizado. Deve conter dados sobre contas contábeis, subcontas e fundos que passam por elas. O código da transação e os valores exatos devem ser indicados.
Abaixo das tabelas, é necessário indicar quantos documentos estão anexados ao relatório e quantas páginas esses documentos contêm.
Após o preenchimento de todas as colunas, os documentos devem ser verificados pelo contador-chefe. De acordo com o resultado, ele deve indicar o valor do relatório em uma linha especial para isso.
Abaixo, o contador e o contador-chefe devem ser assinados com sua transcrição. Além disso, deve ser indicado a um funcionário do departamento de contabilidade o valor do saldo ou recálculo e o número da ordem de pagamento, por onde passou esse valor. O caixa que recebeu o saldo ou emitiu um valor idêntico ao gasto excessivo também deve assinar o extrato de adiantamento.
A próxima parte do relatório financeiro é negociável. Deve conter todas as informações necessárias sobre os documentos, que comprovem o fato de que os recursos foram gastos com as necessidades solicitadas. Nesta parte, você deve inserir os seguintes dados:
- Detalhes de cada organização que emitiu o documento.
- Data de emissão.
- Nome.
- A quantidade exata de dinheiro gasta.
- O número da contagem pela qual o valor indicado no documento foi lançado.
O colaborador deve assinar sua assinatura embaixo da mesa em linha especial. Assim, ele confirmará a exatidão das informações especificadas.
A parte final do relatório de despesas é a parte de corte. Tem um recibo do contador, que ele preenche após receber os documentos do funcionário que confirmam o dinheiro gasto. Na parte destacável é necessário indicar:
- Informações sobre o funcionário (nome completo).
- Número do relatório e data de emissão.
- O valor por extenso que foi emitido para o funcionário.
- Número de documentos de relatório que comprovam os custos.
Depois disso, o contabilista coloca a data e a assinatura. A parte destacável deve ser entregue ao funcionário como comprovante dos dados recebidos.
