Recentemente, tem havido uma tendência nos negócios de passar da gestão funcional para a gestão de processos, em relação ao qual o papel da correta descrição e formalização dos processos de negócios está aumentando significativamente. Somente após a conclusão dessas ações podemos falar sobre a otimização dos processos de negócios como meio de aumentar a eficiência da empresa.
É necessário
Ferramenta CASE que permite formalizar um processo de negócio em notação gráfica
Instruções
Passo 1
A primeira é formular de forma concisa e precisa o nome do processo descrito, que deve ser compreensível e refletir a essência geral da sequência de ações que compõe o processo de negócio. Por exemplo, em vez de “Submeter um pedido de fabricação de um produto à produção e controle de sua execução”, basta nomear o processo “Controle de produção do produto”. O segundo é decompor corretamente todo o processo descrito em tarefas menores (“atômicas”) ou funções de subprocesso e decidir sobre a sequência de sua implementação. Com essa divisão, o processo descrito será o processo de nível superior. A granularidade do processo de alto nível pode variar, mas deve ser adequada para o entendimento do público que usará sua descrição.
Passo 2
Existem várias maneiras de descrever um processo de negócios. O mais popular deles é o gráfico, com a ajuda de diagramas feitos em várias notações (notação é um conjunto de símbolos para denotar algo).
Os tipos mais comuns de notações para descrever processos de negócios são IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.
Como exemplo, vamos nos concentrar em um diagrama feito em notação BPMN (Business Process Modeling Notation) usando a ferramenta PowerDesigner CASE (Fig. 1). Os principais elementos do diagrama são:
1. "Processo" (função) - um retângulo arredondado nos cantos;
2. "Transição" - uma flecha que conecta processos;
3. “Solução” - um losango contendo uma pergunta que só pode ser respondida “Sim” ou “Não”;
4. Condições - expressões textuais sob as quais a transição de uma função para outra é realizada. As condições estão sempre entre colchetes. Às vezes, é útil dividir o diagrama em "Trilhas" - seções verticais ou horizontais que representam os departamentos da empresa ou as pessoas responsáveis por uma função específica. Neste caso, o ícone para esta função deve estar dentro de sua seção. Além dos elementos listados, o diagrama também pode conter uma lista de dados que são de entrada ou saída para o processo, bem como links para as regras ou regulamentos segundo os quais esta ou aquela função é executada. Um exemplo da descrição do processo de negócio "Controle de produção do produto" é mostrado na Fig.1. É fácil perceber que esse diagrama é muito semelhante ao fluxograma do algoritmo de solução do problema.
etapa 3
Uma descrição gráfica de um processo também pode ser complementada com uma descrição textual de suas funções de subprocesso na forma de uma tabela contendo as seguintes colunas: nome do processo, departamento (proprietário do processo), descrição do processo, resultado da execução do processo. Um exemplo de tal descrição é mostrado na Fig. 2. Se a otimização do processo de negócios descrito for esperada, outra coluna pode ser adicionada à tabela descrevendo as dificuldades ou deficiências das funções de subprocesso executadas atualmente.
