O fluxo de documentos na contabilidade é a preparação ou recebimento de documentos contábeis primários, sua movimentação ordenada por divisões, aceitação para contabilidade, processamento obrigatório e posterior transferência para o arquivo. Nas organizações, a movimentação de documentos é determinada pela programação de fluxo de documentos.
Para todos os documentos primários em contabilidade, existem vários estágios de fluxo de trabalho. O primeiro e principal é a preparação de um documento contábil imediatamente no momento de uma transação comercial ou imediatamente após sua conclusão. O registo do funcionamento da atividade económica é efectuado de acordo com os requisitos estabelecidos. Todos os funcionários que criaram e assinaram os documentos primários são responsáveis pela exatidão das informações contidas nesses documentos.
A segunda etapa é a transferência dos documentos contábeis primários concluídos para o departamento de contabilidade. O contador é obrigado a verificar o seu conteúdo, integridade e exatidão da redação e, em seguida, realizar uma verificação aritmética. Além disso, os documentos contábeis primários são processados. Ao mesmo tempo, os indicadores naturais são convertidos em medidas monetárias. Esse processo é chamado de tributação ou fixação de preços.
Em seguida, os documentos são selecionados de acordo com seu conteúdo econômico (por exemplo, folha de pagamento, recebimentos e despesas de produtos acabados, etc.) e passam a atribuição de contas. Nesta fase, eles indicam a correspondência das contas contábeis para esta transação comercial. Além disso, o documento contábil primário e as informações nele contidas sobre a transação comercial são inseridos no registro contábil. Em seguida, os documentos devem ser enviados para o arquivo para armazenamento.
É responsabilidade do contador-chefe elaborar cronogramas e esquemas de fluxo de trabalho com base nas especificidades das atividades econômicas da organização. A programação deve ser aprovada pelo chefe da organização. Não existe um formulário unificado para tal documento. No entanto, existem os principais pontos que devem ser levados em consideração ao compilá-lo: a programação do workflow deve refletir o número ideal de departamentos para a passagem de cada documento primário e determinar o mínimo de sua presença em cada departamento.
Este ato regulamentar local é elaborado na forma de um diagrama ou uma lista de documentos de contabilidade primários que devem ser apresentados pelas divisões. É imperativo indicar os performers; refletem quais documentos as divisões devem trocar e em que prazo. Um fluxo de trabalho organizado de forma eficiente garante a execução oportuna das demonstrações financeiras.
Os colaboradores da organização são obrigados a cumprir os prazos estabelecidos para o fluxo de documentos. O contador-chefe monitora o cumprimento do cronograma.
