Os documentos bancários são armazenados por tipo em pastas separadas e, na maioria das vezes, em ordem cronológica. A seleção é realizada pelo funcionário responsável pela formação da documentação. Uma comissão especial trata da destruição de documentos expirados.
O armazenamento dos documentos bancários é efectuado tanto pelos próprios bancos como pelas entidades titulares das contas. A ordem de armazenamento em uma instituição pode ser ligeiramente diferente da ordem de armazenamento em outra.
Como os documentos bancários são armazenados nas organizações
Os documentos do banco que estão na organização confirmam a condução das transações monetárias e são refletidos nos registros contábeis. O local de armazenamento é o departamento de contabilidade, cujos funcionários podem dividir todos os papéis por tipo em pastas separadas no contexto de contas e bancos. Se uma empresa tiver várias contas à ordem, será criada uma pasta separada para cada uma; se for uma conta monetária, a moeda da conta será indicada na capa e na lombada. A ordem cronológica é usada para registrar os extratos de cada conta. Cada extrato possui um fichário composto por documentos de pagamento e justificativas de pagamento para cada dia de transação.
Uma pasta separada é criada para faturas pagas. Os documentos de controle de moeda são armazenados em pastas separadas, onde você pode encontrar todas as informações sobre como trabalhar com contas de moeda. Estamos a falar de passaportes de operações, certificados de confirmação de trabalhos ou serviços executados, certificados de operações de câmbio e outros. Se o volume de documentação for pequeno, haverá registros suficientes indicando o número do documento, quantidade e data.
Como os documentos são armazenados em bancos comerciais
Essas instituições armazenam documentos que comprovem as atividades financeiras e econômicas do banco e documentos de liquidação e pagamento de clientes. A responsabilidade por eles é do gerente e do contador-chefe. Os documentos em papel e eletrônicos estão sujeitos a armazenamento. Os de papel são mantidos em um depósito especial, para o qual você precisa obter uma licença especial. A autorização deve ser assinada pelo contador-chefe ou seu substituto.
O arquivamento da documentação memorial é feito diariamente, para isso é montada uma pasta à parte, na qual os documentos também são armazenados em ordem cronológica. A seleção é realizada por um funcionário responsável pela correta formação da documentação financeira. Outras pastas consistem em papéis financeiros e papéis que refletem informações sobre depósitos de clientes. Os documentos que contêm informações sobre as operações com metais preciosos são arquivados em pastas separadas.
A necessidade de colocar determinados tipos de documentos em pastas diferentes se deve ao fato de que cada papel tem seu próprio prazo de validade. Isso também se aplica ao armazenamento de documentos em formato eletrônico. Para a destruição de documentos com prazo de armazenamento expirado, é constituída uma comissão especial, cujos membros examinam cada papel, e a seguir preenchem um ato especial, que confirma que os documentos com armazenamento expirado foram destruídos.
