Um escritório privado ou órgão governamental, diante da necessidade de se deslocar, é obrigado a solucionar problemas com a movimentação de uma grande quantidade de móveis, equipamentos e tecnologia acumulados durante a operação. É imperativo que todos os itens sejam movidos ordenadamente sem danos. Portanto, é necessário organizar adequadamente a mudança de escritório.
A realocação do escritório levará algum tempo, então faça isso com bastante antecedência, reserve cerca de um mês para toda a preparação. A quais pontos você deve prestar atenção especial?
✔ Se a empresa for muito grande e tiver um quadro de funcionários grande, é aconselhável preparar com antecedência um plano de gestão para um evento tão responsável. É preciso identificar as tarefas prioritárias, definir o orçamento, indicar os responsáveis por todos os pontos e, o mais importante, indicar um coordenador para todo o processo de mudança. É ele quem vai assumir o controle das tarefas principais e secundárias. Certifique-se de notificar os clientes de que você está planejando se mudar para um novo escritório.
✔ O próximo passo é assinar um acordo com a empresa de mudanças de sua escolha. Além das operações de carga e descarga e transporte de bens até o ponto de destino, cláusulas adicionais podem ser adicionadas ao contrato. Por exemplo, desmontar e montar móveis, colocá-los em uma nova sala, conectar utilitários e equipamentos fixos, limpar as instalações após a mudança.
✔ Faça uma lista completa dos bens envolvidos na mudança. Definitivamente, será necessário ao atrair profissionais de uma transportadora e ajudará a evitar confusão ao mudar de escritório por conta própria. Livre-se de todos os bens desnecessários - venda, armazene ou jogue fora. Não há necessidade de perder tempo e dinheiro no transporte de coisas desnecessárias.
✔ Elabore documentação que reflita a planta de suas futuras instalações, colocação dos locais de trabalho dos funcionários em um novo local, onde móveis e computadores serão instalados no novo escritório. Isso vai economizar muito tempo.
✔ Você pode comprar todo o material de embalagem e caixas necessários da própria empresa de transporte. Embale todos os itens pessoais em caixas. Certifique-se de marcar com adesivos. É aconselhável que os funcionários emitam um memorando com instruções sobre como fazer isso corretamente.
✔ Desconecte os computadores e outros equipamentos da fonte de alimentação. Isso é feito apenas por um especialista - um administrador do sistema.
✔ Faça listas de todas as pessoas envolvidas na mudança. Prepare passes com antecedência para todos, se houver necessidade. Liste todos os veículos envolvidos na mudança de escritório. Garanta uma passagem desimpedida para o local de carga / descarga.
Mudar o escritório da empresa é um acontecimento bastante sério. Mas, como você pode ver, com a abordagem e organização certas, todos os custos podem ser minimizados. Para isso, basta planejar corretamente o processo, e os transtornos associados à mudança serão minimizados tanto para os funcionários quanto para os clientes da empresa.
