Trabalho de escritório - trabalho com documentos e suporte de documentação para a gestão nesta organização em particular, regulamentado pela GOST R 51141-98 "Trabalho de escritório e arquivo de negócios. Termos e definições". Organização do trabalho de escritório é a organização do registo, armazenamento e utilização dos documentos de entrada, saída e internos nas atividades correntes da empresa.
Instruções
Passo 1
Ao organizar o trabalho de escritório, decida se sua empresa, organização, divisões ou filiais geograficamente remotas, levam este fato em consideração e fornecem um mecanismo de interação com essas divisões. O sistema de trabalho de escritório neles deve ser idêntico ao da sede, a fim de evitar problemas durante o registro e a papelada.
Passo 2
Pense em qual das formas existentes de trabalho de escritório você usará: centralizado, misto ou descentralizado. A sua escolha é determinada pela estrutura da empresa (quer tenha subdivisões geograficamente remotas) e pelo equipamento técnico do serviço de gestão de escritórios. Se esse serviço for pequeno em número e não for fornecido tecnicamente, parte de suas funções será transferida para subdivisões. Nesse caso, ocorre o trabalho de escritório misto. Caso este serviço esteja equipado com todo o pessoal, hardware e software necessários, esta forma de registo será centralizada.
etapa 3
Em cada unidade estrutural, selecione uma unidade especial de pessoal que executará o trabalho de escritório. Se isso não for possível, designe outro funcionário que irá combinar o desempenho de suas principais funções com a função de escriturário.
Passo 4
Determine o número e a nomenclatura dos casos, que incluirá todos os documentos de entrada, saída e internos. Se forem documentos de uma organização superior (pai), eles serão submetidos ao chefe para consideração; os documentos das organizações subordinadas devem ser submetidos à consideração do chefe adjunto encarregado de trabalhar com elas. Assim, os recursos dos cidadãos são dirigidos ao deputado a quem é confiada a responsabilidade de trabalhar com a população.
Etapa 5
Tendo identificado o círculo de correspondentes, crie um classificador pelo qual você possa determinar imediatamente a qual grupo de correspondentes este documento pertence. Por exemplo, para agências governamentais, atribua o código 01, para cartas de uma organização superior - código 02, para fornecedores - código 03, para clientes - código 04, etc. Isso ajudará a agilizar o fluxo de documentos dentro da organização.
Etapa 6
Determine de que forma será feita a circulação do documento - em revista ou cartão. Ambos os formulários são implementados em programas especiais de gerenciamento eletrônico de documentos. Se você ainda não pode adquirir tal programa, use diários de registro de documentos eletrônicos, eles podem ser elaborados em Excel.
