A correspondência comercial exige delicadeza, principalmente quando se trata de cartas para o fornecedor, porque o motivo do recurso pode ser o não cumprimento de obrigações não só por parte dele, mas também por parte de sua organização.
Instruções
Passo 1
Se esta é a primeira vez que você entra em contato com um fornecedor com a intenção de fazer o pedido dele, use o formulário de solicitação de remessa padrão da organização. Se esta declaração não for postada eletronicamente no site da organização, escreva uma carta gratuitamente.
Passo 2
No caso de encomendar vários tipos de produtos em quantidades diferentes, faça o pedido em forma de tabela indicando o nome, artigo, cor do produto, se necessário. Anote as obrigações de pagamento da mercadoria encomendada, forneça ao fornecedor os dados da sua organização, com base nesses dados o fornecedor redigirá um contrato. No final da carta, expresse suas esperanças de uma cooperação mutuamente benéfica.
etapa 3
Se a sua carta ao fornecedor diz respeito ao cumprimento indevido de suas obrigações contratuais, atraso na entrega de mercadorias ou mercadorias de qualidade, grau ou tipo incorretos, use as frases "Informamos com esta carta …", "Informamos… ". Indique claramente o motivo pelo qual você não pode aceitar o item enviado. Consulte o contrato ou a solicitação de contrato, que indica quantas unidades e que tipo de mercadoria o fornecedor deve ter enviado a você. Nesse caso, será mais fácil para o fornecedor corrigir seu erro.
Passo 4
Se a sua carta disser respeito à impossibilidade de pagar as mercadorias dentro do prazo estabelecido pelo contrato, notifique o fornecedor da forma mais delicada, mas ao mesmo tempo oficial. Use as frases "Pedimos desculpas pelo atraso no pagamento …", "Devido às circunstâncias atuais, não podemos pagar as contas antes …".
Etapa 5
Diga à contraparte exatamente quando pretende saldar a dívida com ela, e que essa obrigação terá a garantia de ser cumprida por sua organização. No final da carta, expresse esperança de que este episódio não afete sua parceria de longo prazo.
