Se a empresa enviar um funcionário em viagem de negócios, no seu regresso é obrigada a reembolsar os custos associados à viagem de negócios. Esta regra é regida pelo Artigo 168.1 do Código do Trabalho da Federação Russa. Para contabilizar essas transações, é elaborado um relatório antecipado, sendo o reembolso feito com fundos contábeis.
Instruções
Passo 1
Informe os fundos a um funcionário que fará uma viagem de negócios. Este valor é determinado pela ordem da viagem de negócios e é calculado de acordo com as normas estabelecidas em lei. Faça uma ordem de saída de dinheiro no valor especificado e marque a finalidade dos fundos. Refletir na contabilidade a emissão de numerário na conta de crédito 50 “Caixa” em correspondência com a conta 71 “Acordos com responsáveis”.
Passo 2
Peça ao funcionário para preencher um relatório prévio no formulário unificado AO-1, no qual ele deve refletir todas as despesas incorridas durante uma viagem de negócios relacionadas ao seu objetivo imediato e documentadas. Ou seja, se o funcionário utilizou transporte público, ele deve exigir a passagem do cobrador e, se comprou comida, deve solicitar o recibo. Na ausência desses documentos, o responsável não tem o direito de exigir o reembolso das despesas por quaisquer custos incorridos.
etapa 3
Calcule o valor gasto pelo funcionário em viagem de negócios. Todas as despesas devem ser refletidas no crédito da conta 71 em correspondência com a conta, que caracteriza a finalidade das despesas. Por exemplo, se os bens foram comprados para as necessidades da empresa, então a conta 41 "Bens" é usada; se foram feitas despesas de hospitalidade ou despesas com alimentação e alojamento, contabilize 26 "Despesas gerais".
Passo 4
Reembolsar despesas se elas excederem o valor do relatório emitido. Para fazer isso, escreva a ordem de saída de caixa correspondente e abra um lançamento no departamento de contabilidade para o valor especificado: crédito 50 - débito 71. É importante notar que o reembolso de despesas, neste caso, não se aplica à remuneração pelo trabalho executado, portanto, não traz benefícios econômicos ao empregado e não é tributado.
