A preparação e o envio de casos ao arquivo são parte integrante do fluxo de trabalho. O seu registo inicia-se na organização a partir do momento do arquivo dos documentos e termina com a transferência para o arquivo no final do ano civil ou períodos de armazenamento. Em alguns casos, os arquivos são mantidos por mais de um ano. Isso inclui, por exemplo, documentos relacionados a registros de pessoal.
Instruções
Passo 1
Para que o procedimento de arquivamento de processos no arquivo não leve muito tempo, deve-se seguir as regras para o seu registro durante o fluxo de trabalho atual. Ao transferir as caixas para o arquivo para armazenamento permanente ou temporário, é necessário costurar os documentos, numerar as folhas, fazer uma inscrição definitiva, se previsto nas instruções de trabalho, e também fazer um inventário interno.
Passo 2
Ao mesmo tempo, o nome da organização ou empresa, o índice de acordo com a nomenclatura dos processos, a data de abertura e encerramento do processo, bem como o período de armazenamento são indicados na página de rosto do processo em entrega para o arquivo.
etapa 3
Os documentos a serem arquivados são arquivados em uma pasta de capa dura separada. Se o documento tiver um valor particular, como regra, ele não é costurado, mas colocado em um arquivo ou envelope e anexado à pasta. No final da caixa costurada e numerada, é colocada uma folha de atestado e, no início, um inventário interno. Neste caso, a espessura da caixa não deve exceder 40 mm, e o número de folhas não deve exceder 250.
Passo 4
Para os casos que ficam armazenados no arquivo de forma permanente, bem como temporariamente, mas não inferior a 10 anos, é feito um inventário para a transferência dos casos para o arquivo. Ao mesmo tempo, um inventário separado é elaborado para documentos relacionados a registros de pessoal. Os nomes dos casos são inseridos nele, cada um dos quais recebe um número de série e um código de nomenclatura também é indicado. Os inventários são feitos em duplicado se os arquivos permanecerem no arquivo da organização. Se os arquivos forem transferidos para os arquivos estaduais, deve haver quatro cópias.
Etapa 5
Os casos que estão sujeitos a armazenamento após sua conclusão por menos de 10 anos podem ser arquivados a critério da administração da organização. A necessidade de enviar casos dependerá da carga de trabalho do arquivo, da frequência de acesso a documentos antigos, etc.
