A partir de 1º de julho de 2017, de acordo com 54-FZ, cada caixa registradora deve estar equipada com um drive fiscal projetado para criptografar e proteger os dados sobre as transações de liquidação produzidas pela CCP. O dispositivo é capaz não só de substituir completamente EKLZ (fita de controle eletrônico protegida) e memória fiscal, mas também dotar o caixa com novas funções úteis.
Dispositivo de armazenamento fiscal
FN é um dispositivo criptográfico comparável em tamanho ao EKLZ e localizado dentro do corpo de uma caixa registradora online. O cartório possui selo da planta fabril com número próprio e único, que permite aferir a presença de cada acumulador fiscal específico no cadastro da Receita Federal.
A parte interna do FN contém uma grande quantidade de microcircuitos de todos os tipos com firmware e um bloco para armazenar informações sobre as transações feitas na caixa registradora. Apesar da presença dos mesmos conectores com o EKLZ, não funcionará apenas para inserir a unidade fiscal no lugar do EKLZ e realizar essas ações para a modernização do KKT sob 54-FZ. É imprescindível adquirir um kit especial contendo não apenas hardware, mas também software.
No processo de funcionamento, o acumulador fiscal coleta informações e as transmite pela Internet para o operador de dados fiscais (OFD), onde as informações ficam armazenadas por 5 anos e de onde são enviadas para o serviço fiscal (mediante solicitação). Em caso de desconexão da Internet por 72 horas, o FN pode trabalhar offline, continuando a receber dados e imprimir recibos. Após esse período, na ausência da Internet, a bilheteria é desligada.
Armazenamento seguro e transmissão de dados
O acumulador fiscal não coleta simplesmente informações sobre as transações realizadas por meio da caixa registradora online. O módulo criptografa os dados recebidos e somente após a criptografia os transmite ou armazena na forma de mensagens criptografadas.
Esta abordagem exclui completamente o acesso de pessoas indesejadas às informações armazenadas no FN. A confiabilidade do dispositivo também é confirmada pelo fato de possuir certificados FSB de conformidade com os requisitos de meios criptográficos de proteção de dados fiscais.
Depois de fazer uma transação, a FN envia quase instantaneamente informações sobre a operação para o armazenamento em nuvem do operador de dados fiscais. Nesse caso, após a confirmação pelo OFD do recebimento do cheque, todas as informações do aparelho são apagadas. Em caso de perda de conexão com a Internet, os dados são armazenados no FN por 30 dias. Após o término desse período, a caixa registradora é bloqueada, mas as informações armazenadas em sua memória são retidas.
Requisitos para FN
Os requisitos para acumuladores fiscais estão descritos em detalhes no artigo 4.1 da lei federal 54-FZ (conforme emenda em 07.03.2017). Os principais são:
- proteção confiável da informação;
- criptografia de documentos fiscais recebidos e descriptografia de dados recebidos pelo OFD;
- a capacidade de inserir informações sobre o número da caixa registradora, dados do usuário e CRF;
- formação de um cheque para cada operação (indicador fiscal do PF);
- prevenção da criação de FA quando a duração do turno de trabalho for superior a 24 horas;
- armazenar informações em sua memória mesmo na ausência de eletricidade;
- exclusão de alterações nas informações armazenadas no FN;
- criação de documentação para qualquer caixa registradora inscrita no registro do Serviço de Impostos Federais;
- preparação de resultados finais sobre os valores dos cálculos e seu estado atual;
- o FN possui caixa lacrada pelo fabricante com número individual;
- a presença de um temporizador resistente a falhas e quedas de energia;
- disponibilidade de uma chave de atributo fiscal e mensagens com um comprimento de pelo menos 256 bits;
- a capacidade de armazenar dados por 5 anos após o fim da vida útil da caixa registradora online;
- A FN possui passaporte com informações sobre o modelo, número de série, fabricante, vida útil e outras informações.
Durante 30 dias, o escrivão fiscal deve armazenar em sua memória, sem possibilidade de correção, relatórios de início e término de plantão, de cadastramento e alteração de seus parâmetros, recebimento de caixa (SRF) e confirmação de CRF.
Registro de acumuladores fiscais
A admissão do acumulador fiscal para uso é feita somente após o registro do dispositivo no cadastro estadual. Qualquer pessoa pode visualizar este documento no site oficial do Tax Service.
A lista de caixas online incluída no registo é actualizada regularmente. O documento inclui informações:
- nome do fabricante;
- TIN do fabricante;
- Modelo KKM;
- Modelo FN;
- caixa registradora funcionando com liquidações automáticas;
- trabalho de caixa ao fazer pagamentos eletrônicos;
- o funcionamento do CCP na formação de formulários de relatórios rígidos;
- o número da decisão e a data de inclusão do FA no registo.
Período de validade do acumulador fiscal
O prazo de validade de um acumulador fiscal estabelecido por lei depende diretamente do sistema de tributação utilizado por um empresário ou organização individual.
Assim, o prazo de validade do FN é de 13 meses a partir da data de registro do dispositivo na autoridade tributária para pessoas físicas e jurídicas que aplicam o regime tributário geral, realizam comércio sazonal, vendem medicamentos médicos e veterinários, produtos cosméticos e de perfumaria, álcool e tabaco, além de combinar um regime tributário preferencial com OSNO. A substituição do acumulador fiscal 36 meses após sua ativação é necessária para organizações que utilizam STS, PSN e UTII.
Se o OFD for alterado, não há necessidade de alterar o acumulador fiscal - basta registrar novamente. O número permitido de procedimentos de registro para FN é 12.
Instalando uma unidade fiscal
Os fabricantes de novas caixas registradoras integram o FN nas caixas dos aparelhos, para que os proprietários dessas caixas registradoras não tenham que se preocupar em instalar um registrador fiscal. Caso o CCP esteja sujeito a modernização, ou o prazo de validade do FN tenha chegado ao fim, o módulo pode ser instalado de três maneiras:
- independentemente usando as instruções para o FN;
- em centro de serviço especializado autorizado da ASC;
- no centro de serviço técnico do centro de serviço.
Em caso de dano à caixa registradora no processo de auto-instalação da unidade fiscal, o usuário poderá perder a garantia da caixa registradora, portanto é melhor confiar a implantação do FN à caixa registradora a profissionais. Após a instalação do FN, ele é acionado por meio da formação do primeiro cheque, cujos dados já devem estar inseridos na ficha de inscrição no site da Receita Federal e do OFD.
Registro de um registrador fiscal
O registro FN é obrigatório tanto para caixas registradoras antigas que passaram pelo procedimento de modernização, quanto para caixas registradoras novas que já contêm um registro fiscal em seu caso. O processo de registro é dividido em 3 etapas principais.
- Indicar o modelo e o número de série único da unidade fiscal no processo de registro de uma caixa registradora online na conta pessoal de um empresário individual ou pessoa jurídica. Se o identificador FN estiver presente no banco de dados do cadastro da autoridade tributária, o procedimento será bem-sucedido.
- Celebração de acordo com o FDO (operador de dados fiscais) indicando informações sobre o modelo e o número de série do FN para posterior transferência dos dados da caixa registadora para o FDO.
- Instalação de caixa registradora por técnico com introdução de dados para o correto funcionamento da caixa registradora. Depois de especificar os dados do programa necessários, o técnico imprime o primeiro relatório Z nº 1 com uma soma de acumulação de verificação de 1 rublo e 11 copeques. Os dados deste cheque são transferidos para o OFD, não sendo necessário encaminhá-los para a Receita Federal.
Vantagens e desvantagens de caixas registradoras online com FN
Empresários e organizações modernos já testaram o trabalho de pleno direito de acordo com as novas regras e até identificaram as principais vantagens e desvantagens de usar unidades de caixa com acumuladores fiscais.
As vantagens de uma caixa registradora online com uma unidade fiscal incluem:
- a capacidade de registrar um dispositivo pela Internet sem visitar a repartição de finanças;
- não é necessário celebrar contrato com um centro de assistência técnica (centro de manutenção);
- livrar-se de verificações adicionais devido à troca de informações online e análises automatizadas;
- a possibilidade de utilização e substituição independente de FN por empresários por PSN, STS, ESHN, bem como por empresas prestadoras de serviços.
Desvantagens notadas pelos consumidores ao usar PV:
- gastos significativos de fundos para a compra de um dispositivo, treinando caixas para trabalhar com ele;
- a necessidade de pagar pelos serviços do FDO, que fará a troca de dados eletrônicos.
O constante controle por parte da fiscalização tributária e, consequentemente, a notificação automática do departamento sobre todos os erros possíveis, pode sobrecarregar sobremaneira os empresários modernos acostumados com a liberdade de ação e a auto-apresentação de dados no prazo estabelecido por lei.
