Para quem está longe da contabilidade, fica difícil entender a alegria de um contador que finalmente conseguiu equilibrar o saldo! Por que ocorrem situações em que o Ativo e o Passivo não podem convergir de forma alguma, e por que é necessário que eles convergam?
ABC do contador
Para conduzir os negócios de forma eficaz e tomar as decisões de gerenciamento corretas a tempo, você precisa acompanhar os processos de negócios e as operações de negócios em andamento no tempo atual. Para tal, agrupam-se os dados da documentação primária em contas contabilísticas, razão pela qual estes dados são sistematizados, analisados e a gestão da empresa pode tirar conclusões sobre os resultados dos seus esforços.
A contabilidade é baseada no princípio da dupla entrada: cada transação comercial deve ser refletida nas contas de Débito e Crédito, ou seja, as aquisições devem ser iguais às despesas. Não pode acontecer de outra forma, já que os meios passam de um estado a outro, mas não podem surgir do nada e desaparecer sem deixar vestígios. É sobre esse princípio que todo o sistema contábil é construído, e o próprio conceito de “equilíbrio” significa igualdade quando essa regra é observada.
Cada transação comercial afeta duas contas contábeis: se os recursos são recebidos no caixa, deve-se indicar a origem do recebimento; Quando esses recursos são gastos, a categoria de despesas se reflete na contabilidade: seja pagamento ao fornecedor, seja o salário de um funcionário ou o pagamento de impostos - para cada um deles existe uma categoria no Plano de Contas. Além disso, o princípio da dupla entrada exclui a possibilidade de um erro contábil: se ocorrer, o saldo não pode ser reunido.
Como encontrar erros na contabilidade?
Todos os erros de contabilidade são de dois tipos: intencionais e não intencionais, mas mais frequentemente do que outros, os seguintes erros de sistema são cometidos:
- durante a contabilidade inicial, quando as transações são registradas na contabilidade sem os documentos apropriados;
- em caso de registro fora do prazo.
- ao redigir entradas incorretas. Nesse caso, os dados contábeis são distorcidos;
- na avaliação, pode ser associada a violações das regras de contabilidade primária, o cálculo do valor das deduções de depreciação;
- erros específicos podem ocorrer quando os computadores funcionam mal, ao usar programas de contabilidade incorretos, quando há uma queda repentina de energia, quando programas de computador maliciosos são introduzidos no sistema.
Em todos os casos, o método mais eficaz para encontrar erros na contabilidade é realizar um inventário, quando o saldo real é reconciliado com a contabilidade. Nesse caso, é possível revelar os fatos de registro incorreto de valores e furto. Realizar a reconciliação com as contrapartes na chegada e consumo de itens de estoque também ajudará.
Ao compilar o balanço patrimonial manualmente, um contador experiente pode "a olho" ver as transações incorretas, bem como rastrear a movimentação de fundos em contas de débito e crédito. Além disso, é útil aplicar o método de controle lógico, com a criação de "pontos de controle", cujos valores no reporte correto devem coincidir.
