Empresas comerciais ou industriais armazenam itens de estoque em depósitos especialmente equipados. Se a empresa for grande, o número de unidades de armazenamento pode chegar a centenas de milhares ou até milhões. Portanto, é muito importante organizar adequadamente a contabilidade de armazenamento e movimentação de ativos materiais no depósito.
Equipamento de armazém
Antes de chegarem bens materiais que requerem colocação e armazenamento, é necessário encontrar uma sala especial para um armazém e equipá-lo com todos os equipamentos necessários, dependendo de quais mercadorias serão armazenadas no armazém. Equipamentos especiais irão garantir sua segurança.
Em seguida, você deve contratar lojistas especializados que serão responsáveis por receber e armazenar o estoque. Com cada um deles é necessário celebrar um acordo adicional sobre responsabilidade material, depois do qual instruí-los e familiarizá-los com o procedimento de manutenção de registros e com os documentos e formulários segundo os quais os valores materiais são registrados. Se o volume de estoques em depósito for grande, você não pode prescindir de computadores e software especializado. No entanto, é melhor introduzir a contabilidade automatizada de ativos materiais em um depósito de uma empresa comercial em qualquer caso.
Organização da contabilidade do armazém
As pessoas materiais mantêm registros de produtos e mercadorias no depósito de acordo com as regras de armazenamento por tipo e grau. A contabilidade, dependendo do tipo de mercadoria, pode ser realizada tanto em termos quantitativos quanto monetários. Neste caso, para cada número da lista de stock de mercadorias, é preenchido um “Cartão de Contabilidade de Armazém”, a sua emissão aos responsáveis materialmente é efectuada mediante assinatura em revista própria ou registo de cartões emissores.
Cartões separados são emitidos para mercadorias armazenadas desde o ano passado e recebidas no armazém no ano corrente. Cada cartão indica o local de armazenamento deste produto, indicando o número do armazém e rack. A contabilidade pode ser conduzida não por cartões, mas em "Livros de contabilidade de armazém" especiais.
Responsável pelo armazenamento - o gerente do depósito deve fazer alterações nos cartões contábeis diariamente com base em documentos únicos, exibindo o restante após cada entrada. É sua responsabilidade redigir declarações de gastos de bens materiais, seus dados devem ser inseridos em cartões fechados o mais tardar no primeiro dia do mês seguinte ao mês de relatório.
O gerente do armazém monitora constantemente a situação e informa a administração sobre a diminuição do estoque necessário de mercadorias ou, pelo contrário, sobre a quantidade excedente. Mensalmente, ele submete ao departamento de contabilidade da empresa um “Relatório de movimentação de bens materiais” com o anexo dos documentos primários que comprovam o recebimento e o consumo das mercadorias.
