Uma carta comercial é o principal elemento da correspondência comercial. A imagem positiva da empresa depende da alfabetização do documento elaborado. As cartas comerciais são escritas por secretários e assistentes executivos da empresa.
Redigindo uma carta comercial
Escrever uma carta comercial tem necessariamente um objetivo: oferecer cooperação, aumentar as vendas para a organização, agilizar o processo de pagamento de mercadorias, fazer reclamações, agradecer por alguma coisa, fechar negócio, parabenizar. A carta deve ser redigida com um propósito específico e nela se expressar o máximo possível. Certifique-se de conhecer os detalhes da empresa para a qual enviará a carta. Você precisa saber o máximo sobre um parceiro em potencial.
Muitas vezes, as empresas enviam muitas cartas oferecendo produtos ou serviços, mas ao mesmo tempo há um mínimo de informações sobre os destinatários. Esse é o principal erro de todo empresário novato. Afinal, é sempre mais agradável para o destinatário de uma carta saber que está sendo tratado pessoalmente. Dirigir-se a uma pessoa pelo nome é a base de uma carta de vendas bem-sucedida, por exemplo. E mesmo que você não saiba o nome do destinatário, em qualquer caso, você não pode escrever a posição da pessoa em uma versão abreviada ao se referir a ela.
Design de carta comercial
O ideal é que cada empresa tenha sua própria marca. É nele que é redigida uma carta comercial. O papel timbrado sempre contém o nome da organização, localização real e legal, contatos, site, endereço de e-mail, logotipo e outras informações sobre a organização. Margens das cartas comerciais: inferior, superior, direita e esquerda têm tamanhos padrão. A margem esquerda é de 3 cm, pois todos os documentos são enviados para o depósito. Margem direita - 1,5 cm. Recuo superior e inferior: 1 cm.
Cada carta comercial começa com um título curto e cativante no meio. O título certamente revelará o conteúdo do texto. O cabeçalho da carta comercial contém: o nome da empresa destinatária com o nome completo, bem como a posição da pessoa destinatária (no canto superior direito). O canto superior esquerdo sob o cabeçalho é um local para indicar o número da carta de registro (saída) e a data. Se uma carta comercial for escrita como uma carta-resposta, você deve indicar a qual documento essa carta responde. O título de uma carta comercial é indicado após a data e o número do documento. A assinatura do remetente é indicada no final da carta. Além disso, o nome completo e a posição devem ser escritos.
Se a carta contiver dados financeiros sobre a empresa, a assinatura do contador-chefe também deve estar na parte inferior. A ordem das assinaturas é a seguinte: primeiro, a assinatura do diretor geral e, abaixo dela, o contador-chefe. Além disso, no final da carta, o selo oficial da organização é afixado na assinatura. O tamanho 12 da Times New Roman e espaçamento simples é o padrão para correspondência comercial formal. É costume enviar uma carta comercial, o que é uma proposta séria, por correio, e não por fax ou e-mail. O mensageiro entrega pessoalmente a carta ao gerente ou à secretária. Essa carta deve ser entregue em um envelope grande da empresa, que é impresso por método tipográfico. Tudo isso contribui para criar uma imagem favorável da empresa.
