A participação em exposições e feiras é um importante mecanismo de divulgação de um produto ou serviço de qualquer organização no mercado. É por isso que a preparação para a participação deve ser realizada de um modo de especial importância. Não há futilidades nesta atividade, pois qualquer detalhe exposto a amplos círculos do público pode ter resultados positivos e negativos.
Regra geral, a organização da apresentação da empresa em feiras recai sobre os departamentos de relações públicas, centros de imprensa, bem como outras divisões estruturais envolvidas nas atividades expositivas e feiras. Se não houver tais reservas de mão-de-obra, toda a empresa está envolvida na organização, desde a gestão ao pessoal do escritório.
Em grande medida, a apresentação de uma empresa depende da natureza da exposição. Os eventos do setor, via de regra, reúnem figuras de uma determinada área de negócios: comércio, construção, atividade científica, etc. Assim, a empresa deve estar preparada para ver as conquistas de seus parceiros e concorrentes em estandes vizinhos. A frequência da exposição também afeta a forma como o estande deve ser projetado. Para eventos anuais, é inaceitável o uso de materiais de apresentação desatualizados desenvolvidos com base em informações irrelevantes.
O processo de preparação da exposição começa vários meses antes de seu início. A primeira etapa para criar um material de apresentação é esboçar um conceito. Este plano esquemático de participação inclui uma lista de materiais de apresentação: estandes, banners, produtos de vídeo e áudio, livretos e outras apostilas. O arquivo de participação expositiva, que é compilado pelos departamentos de relações públicas, permitirá preparar a quantidade ideal de material. Ao mesmo tempo, é aprovado o cálculo de custos para a produção de materiais de apresentação.
Nesta fase, é importante identificar os pontos fortes da empresa, ou seja, seu produto ou serviço. As vantagens competitivas devem ser claramente comunicadas aos consumidores em potencial por meio de materiais de apresentação - livretos, banners, videoclipes. Não devemos esquecer as instalações especiais de estandes que podem ser feitas a pedido do cliente - um modelo de equipamento novo ou um panorama visual dos materiais que estão sendo fabricados. Se uma empresa produz pratos inquebráveis, então em uma exposição especializada seria apropriado demonstrar a qualidade do produto, dando a qualquer um a oportunidade de tentar danificar o produto.
Além disso, seria eticamente correto prever a possibilidade de uma longa conversa entre um visitante interessado na exposição e um representante da empresa. No estande deverá ser instalado um bloco com anotações e canetas para que qualquer pessoa possa fazer anotações no decorrer da obtenção das informações necessárias. É desejável que esses acessórios sejam marcados com o logotipo da empresa.
A segunda etapa é definir as opções de rascunho para a instalação de banners e estandes. Como regra, isso é feito usando um esquema de cores, fonte e logotipo corporativos. Os tamanhos de todos os estandes são feitos ou adquiridos levando em consideração o tamanho da célula de apresentação.
A próxima etapa é a seleção de pessoal para trabalhar no estande. Muitas vezes, a apresentação é realizada por funcionários da empresa. Uma vantagem importante dessa abordagem é que os especialistas podem falar com competência sobre as atividades da organização e, se necessário, responder às perguntas que os visitantes da exposição possam ter. Funcionários adicionais para participar da apresentação podem ser contratados como extras para distribuição de panfletos, preenchimento de questionários, etc.
A eficácia da participação é determinada por um simples cálculo do volume de parcerias estabelecidas. Quanto maior o interesse dos visitantes da feira pelo layout da apresentação, maior será o efeito da participação da empresa no evento. Portanto, é melhor que o pedido de participação na exposição tenha sido apresentado um dos primeiros, para que o participante tivesse a oportunidade de escolher o local de seu stand. Além disso, você não deve recusar as ofertas dos organizadores da exposição para atuar como um parceiro especial do evento. Essa vantagem vai aumentar o número de rotações do nome da organização durante a exposição, além de ter um efeito positivo na imagem da empresa.
