Os ativos materiais nas empresas podem ser emitidos para os funcionários para várias despesas comerciais e operacionais. Isso pode ser a compra de itens de estoque, o pagamento pelos serviços de várias organizações de terceiros, bem como despesas de viagem. A implementação de tais fundos deve ser refletida em um documento, como um relatório de despesas.
No momento, existe uma forma unificada do relatório prévio - N AO-1, que é aprovado por uma resolução especial do Comitê de Estatística do Estado da Rússia. É utilizado por quase todas as pessoas jurídicas, independentemente do tipo de imóvel à sua disposição.
O que é um relatório de despesas
Basicamente, um relatório de despesas é um documento frente e verso que geralmente é preenchido pelo responsável e pela pessoa na posição de contador. O documento é lavrado em uma via, já para os transportadores, o relatório é em formato electrónico e em papel. De acordo com a lei, tal papel não tem o direito de ser armazenado apenas em meio eletrônico, devendo ser impresso e posteriormente assinado pelo gerente, funcionário responsável e contador.
O documento é apresentado no prazo máximo de três dias após o término do prazo para o qual foi emitida determinada quantia ou após o retorno de uma viagem de negócios.
O que cabe em um relatório de despesas
No verso deste papel estão as colunas 2-4, que indicam os principais detalhes dos documentos que irão confirmar os custos incorridos. Isso pode incluir o número, data e nome. A coluna número cinco indica o valor dos custos dessas colunas. Existe uma seção especial para preencher caso os fundos tenham sido emitidos em moeda estrangeira.
O relatório prévio deve vir acompanhado dos documentos exigidos no formulário. Aqui você pode anotar documentos como vendas e recebimentos de caixa, recebimentos de caixa, faturas, bem como vários documentos de transporte, como cupons de viagem.
A parte principal do relatório é preenchida pelo contador. É importante verificar cuidadosamente todas as informações refletidas no documento. Por exemplo, havendo gasto direcionado de recursos materiais, verifica-se a disponibilidade de todos os documentos necessários, bem como a alfabetização de sua execução. Só então o especialista começa a preencher o laudo.
Este artigo deve ter seu próprio número e data. Na capa, o contabilista escreve o nome da unidade estrutural onde trabalha a pessoa abrangida pelo relatório, os seus dados pessoais e o cargo que ocupa.
O contador assina o relatório de adiantamento na frente, e a pessoa que deve prestar contas do dinheiro coloca uma marca no verso. Só depois disso, o documento é entregue ao gestor, que, com a sua assinatura, aprovará o laudo no valor indicado, indicando-o por extenso e numérico.
