Qualquer movimento de dinheiro no caixa da organização deve ser formalizado corretamente. Para tal, o caixa necessita de elaborar um relatório, que posteriormente é transferido para o departamento de contabilidade para posterior contabilização. Em algumas organizações pequenas, não há posição de “caixa” na mesa de equipe, portanto, o contador-chefe é responsável por manter e processar os documentos de caixa. Para manter a disciplina de caixa, é muito importante elaborar corretamente todos os documentos.
Instruções
Passo 1
O laudo de caixa deveria ser formado nos dias em que houvesse movimentos na caixa: seja emissão de dinheiro para laudo ou pagamento de salários.
Passo 2
O relatório do caixa deve conter as mesmas informações da folha solta do livro caixa. Normalmente, existem formulários em programas de contabilidade que são gerados automaticamente quando os dados são inseridos. Se você usa contabilidade manual, o formulário de relatório do caixa é uma cópia da folha intermediária.
etapa 3
O relatório do caixa deve conter informações como o número de série do documento, a data de preparação, o valor e o nome da operação.
Passo 4
Anexe todos os documentos que confirmam a movimentação de dinheiro ao relatório do caixa. Se isso for um problema para o relatório, anexe um pedido de dinheiro de despesas (formulário nº KO-2). Quando o dinheiro chegar ao caixa da organização, anexe um recibo de dinheiro (formulário nº KO-1). Caso se trate de emissão de salário, além do comprovante de despesas em dinheiro, anexe a folha de pagamento (formulário nº T-53).
Etapa 5
É aconselhável guardar o relatório do caixa em pasta separada. Complementar em ordem cronológica, no final do período (pode ser um mês, trimestre, semestre, ano, etc.), costurar todas as folhas, numerá-las. No final, na última folha, escreva: "Costurado, numerado e preso (indicar quantas folhas)." Ao fazer o cálculo, leve em consideração recibos, pedidos e extratos.
Etapa 6
Lembre-se de que o laudo do caixa é uma cópia da folha intermediária, porém com informações mais ampliadas. A diferença é que deve ser assinado pelo caixa, e o livro caixa deve ser assinado pelo contador-chefe e pelo chefe da organização.
Etapa 7
O banco que o atende pode exigir documentos para verificação da manutenção da disciplina de caixa, neste caso, além do livro caixa, é necessário providenciar o próprio laudo.
