Qualquer movimento de mercadorias de um fornecedor para um consumidor deve ser devidamente documentado, para isso, são utilizados vários documentos de embarque que regulam as regras de transporte e os termos de entrega das mercadorias.
Instruções
Passo 1
A guia de remessa pertence aos documentos de embarque, que podem ser utilizados como recebimentos e pedidos de débito. Este documento deve ser formatado corretamente. A nota fiscal deve conter informações sobre o produto, sua quantidade, preço de cada item e o valor total, indicando o número e a data de emissão do documento. A guia de remessa é elaborada pelos responsáveis no momento da liberação da mercadoria no armazém e no momento da sua recepção na organização comercial, deve ser autenticada com selo redondo do fornecedor e do destinatário.
Passo 2
O registro das mercadorias recebidas é realizado com base na cláusula 2.1. “Recomendações metodológicas para a contabilização e registro de operações de recebimento, armazenamento e liberação de mercadorias em organizações comerciais”. Todos os documentos de acompanhamento (fatura, guia de remessa, etc.) são carimbados, e todos os recebimentos são registrados no “Diário de Recebimento de Mercadorias”, que indica o nome, número e data do documento de recebimento, bem como informações sobre o produto. Após a aceitação da mercadoria, os dados nos documentos de acompanhamento não podem mais ser revisados. A mercadoria deve ser capitalizada no dia do seu recebimento, caso contrário, é feita menção no relatório de mercadoria indicando os motivos da impossibilidade de envio da mercadoria no dia do seu efetivo recebimento.
etapa 3
Caso a mercadoria recebida não corresponda à lista documental, esta é aceite por comissão especial, sendo elaborado um “Ato de Aceitação”. Se as discrepâncias se relacionarem com a quantidade e qualidade das mercadorias, então uma "Lei sobre o estabelecimento de discrepâncias na qualidade e quantidade ao aceitar itens de estoque" é elaborada, com a presença dos representantes do fornecedor e da pessoa materialmente responsável. Se um excedente de mercadorias for encontrado, a presença dos representantes do fornecedor é opcional.
